Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas.
La Notaría Veintinueve de Medellín, viene implementado diferentes alternativas en la toma de decisiones de los procesos que se adelantan en cada las áreas de la notaría, estando segmentada en las siguientes etapas:
Toma de decisiones estratégicas o de planificación
Este tipo de decisiones se canalizan a nivel jerárquico en cabeza del Notario, siendo el área de Dirección Administrativa la responsable de plantear la necesidad o problema, estructurar los objetivos, establecer alternativas y estrategias de solución que favorezcan el servicio notarial en el marco del Decreto 960 de 1970.
Temas de importancia para la toma de decisiones:
- Selección de la unidad locativa: las diversas dependencias de una notaría funcionaran conservando su unidad locativa, con las mejores condiciones de ubicación, prestación y comodidad par sus usuarios. El Notario proveerá la oficina con los implementos necesarios para la eficiente prestación del servicio.
- Constitución de la garantía para asegurar la continuidad en el servicio notarial: De acuerdo al Acuerdo 145 del 19 de junio de 2008 es obligación del notario tomar una Póliza de Garantía que asegure la continuidad en la prestación del servicio público notarial.
- Horario prestación del servicio público: obedece a la determinación de estas jornadas de prestación del servicio a la comunidad.
- Selección personal: Es propósito esencial del Notario realizar una selección idónea del personal que lo acompañara en la prestación del servicio notarial.
Por esta razón, ha decido que quien aspire a ser empleado en la Notaría, deberá hacer solicitud escrita para registrarlo como aspirante y acompañar la siguiente documentación:
1. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o de la Tarjeta de Identidad, según el caso.
2. Foto reciente a color, fondo blanco, tamaño 3 x 4.
3. Certificado del último empleador con quien haya trabajado, en que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor ejecutada.
4. Dos certificación el de personas honorables y conocidas, en las que se dé cuenta sobre su conducta y capacidades.
5. Certificados de estudios.
6. Registro Civil de Nacimiento que compruebe la edad. Los menores de 18 años cuando lo son, sin embargo, mayores de 15 años, necesitan para celebrar contrato de trabajo autorización escrita del Ministerio del Trabajo o de la primera autoridad política del lugar o de la autoridad que designe la ley, previo consentimiento de sus representantes legales, todo de acuerdo con la ley 1098 de 2006 de infancia y adolescencia
7. Exámenes de laboratorio y médico ocupacional, de acuerdo con los requerimientos de la Notaria y la ley. Los anteriores exámenes no incluirán por has serológicas para determinar la infección por VIH según
Decisiones tácticas o de dirección
Este tipo de decisiones están a cargo de la Dirección Administrativa de la Notaría, quien tendrá la responsabilidad de hacer la distribución y uso eficiente de los recursos disponibles.
Temas de importancia para la toma de decisiones:
- Compra de Insumos
- Gastos fijo s y variables
- Manejo de personal
- Pagos de impuestos de Rentas y Registro
- Manejo Software
- Reparaciones planta física.
Decisiones operativas o de regulación
Son decisiones manejadas por la Secretaría General y área Jurídica, quien tendrá la responsabilidad de tomar las decisiones que obedecen al acompañamiento y revisión de los actos escriturarios que se recepcionen, extiendan, se otorguen y autoricen en la Notaría.
Temas de importancia para la toma de decisiones:
- Atención presencial, telefónica y virtual de los usuarios del servicio notarial.
- Asesor a los protocolistas en temas del orden notarial.
- Acompañar el servicio de registro civil.
- Capacitar y instruir al personal en temas jurídicos y de servicio notarial.